mgr Anna Krzykowska zastępstwo mgr Agnieszka Zduniak

pokój nr 9 (piętro)
tel. (29) 751 83 92 lub centrala: (29) 751 70 30
e-mail: a.krzykowska@jednorozec.pl

pokój nr 9 (piętro)
tel. (29) 751 70 30tel. (29) 751 83 92 lub centrala: (29) 751 70 30e-mail: a.zduniak@jednorozec.pl

Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska Pracy sekretarki należy:

  1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu;
  2. obsługa sekretariatu kierownictwa Urzędu, w szczególności prowadzenie całości spraw związanych z wykonywaniem przez Wójta funkcji reprezentacyjnych,
  3. nadzór nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji;
  4. prowadzenie spraw kancelaryjnych i obsługa sekretariatu Urzędu;
  5. przyjmowanie i rozdział oraz prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej do Urzędu Gminy w Jednorożcu, Rady Gminy i Komisji Gminy Jednorożec i wychodzącej, także w wersji elektronicznej;
  6. udzielanie informacji klientom Urzędu, a w razie potrzeby kierowania ich do właściwych stanowisk pracy;
  7. zapewnienie sprawnej obsługi telefonicznej i faksowej Urzędu;
  8. zapewnienie sprawnej obsługi poczty mailowej gminy (gmina@jednorozec.pl) i skrzynki podawczej e-PUAP;
  9. współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych przy wykonywaniu całości spraw związanych ze stosowaniem instrukcji kancelaryjnej;
  10. współpraca z urzędem pocztowym w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
  11. przekazywanie pism wg właściwości miejscowej i rzeczowej - mylnie skierowanych
    do Urzędu Gminy;
  12. prowadzenie spraw skierowań pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych na szkolenia i kursy;
  13. zapewnienie pieczęci i pieczątek dla potrzeb Urzędu;
  14. dbanie o estetykę w budynku Urzędu i jego otoczenie, w tym podejmowanie działań oszczędnościowych dotyczących obniżania kosztów funkcjonowania Urzędu;
  15. prowadzenie rejestrów i ewidencji, o których mowa w Regulaminie Pracy;
  16. prowadzenie biblioteki zakładowej;
  17. wywieszanie na tablicy ogłoszeń/drzwiach wejściowych do budynku lub w innych miejscach budynku Urzędu Gminy ogłoszeń i informacji oraz czuwanie nad ich aktualnością;
  18. prowadzenie i udostępnianie zbioru zarządzeń Wójta;
  19. prowadzenie rejestru  instytucji kultury i sporządzanie z niego odpisów;
  20. prowadzenie rejestru informacji publicznej, koordynacja i nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na zapytania o informację publiczną,
  21. prowadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Urzędzie oraz gminnych jednostek organizacyjnych oraz książki kontroli zewnętrznych,
  22. realizacja zadań wynikających z przepisów prawa dotyczących petycji składanych do Wójta Gminy,
  23. prenumerata czasopism, zakup publikacji i w tym zakresie współpraca z Sekretarzem Gminy.