Zarządzenie nr 117/2012
Wójta Gminy Jednorożec
z dnia 31 grudnia 2012 r.
w sprawie wprowadzenia „Procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy w Jednorożcu oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Jednorożec”
Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z póżn.zm.) zarządzam, co następuje;
§ 1.
Wprowadzam „Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Gminy w Jednorożcu oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Jednorożec” w brzmieniu określonym załącznikiem do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Wykonanie zarządzenia powierzam wszystkim kierownikom komórek organizacyjnych.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy Jednorożec
(-) Michał Lorenc
Załącznik
do Zarządzenia nr 117/2012
z dnia 31 grudnia 2012 r.
Procedura kontroli finansowej w w Urzędzie Gminy w Jednorożcu oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Jednorożec .
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.
Jednostka prowadzi gospodarkę finansową oraz jej kontrolę na podstawie:
1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm),
3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.),
4) ustawy z dnia 26 lipca1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU 2012 poz. 361 z późn zm.),
5) zarządzeń oraz innych aktów wewnętrznych.
§ 2
Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów.
Rozdział 2
Cel i zakres kontroli
§ 3.
1. Kontrola finansowa prowadzona jest w celu zapewnienia przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie następujących kryteriów:
1) legalności,
2) rzetelności,
3) celowości,
4) gospodarności,
5) przejrzystości,
6) jawności.
2. W celu przestrzegania legalności działania pracownicy zobowiązani są do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądów, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi jednostki, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.
3. Kryterium rzetelności wymaga wypełniania obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach.
4. Stosowanie kryterium celowości polega na badaniu, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności. W celu przestrzegania zasady celowości pracownicy są zobowiązani do zapewnienia:
1) zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami jednostki określonymi w rocznych planach rzeczowo-finansowych,
2) zgodności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądów, umowami cywilnoprawnymi i innymi normami,
3) prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych.
5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie. W celu przestrzegania zasady gospodarności pracownicy są zobowiązani do zapewnienia:
1) wykorzystania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny,
2) działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia do ograniczenia skutków tych szkód.
6. W celu przestrzegania kryterium przejrzystości pracownicy mają obowiązek:
1) klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
2) sporządzania sprawozdawczości,
3) stosowania obowiązujących zasad rachunkowości.
7. Kryterium jawności – w ramach którego jednostka prowadzi BIP – Biuletyn Informacji
Publicznej w formie strony internetowej i udostępnia materiały zgodnie z ustawą
o dostępie do informacji publicznej.
Rozdział 3
Procedura kontroli dochodów i wydatków budżetowych
§ 4.
1. Kontrola dochodów budżetowych ma na celu sprawdzenie, czy:
1) prawidłowo i terminowo ustalano należności z tytułu dochodów budżetowych;
2) terminowo pobierano wpłaty i dokonywano zwrotów nadpłat oraz przekazywano zarachowane kwoty dochodów na właściwe rachunki, w tym na rachunki właściwych organów skarbowych;
3) właściwie i poprawnie prowadzono ewidencje dochodów według ich rodzajów i kwot;
4) terminowo wysyłano do zobowiązanych wezwania do zapłaty lub faktury za wykonane usługi;
5) terminowo wysyłano do zobowiązanych upomnienia oraz wdrażano w stosunku do nich środki egzekucyjne przewidziane prawem;
6) umarzano i odpisywano należności nieściągnięte w granicach przysługujących uprawnień.
§ 5.
1. Kontrola wydatków budżetowych ma na celu zbadanie, czy środki zostały wydatkowane w sposób gospodarny i oszczędny, stosownie do opracowanego planu finansowego, w granicach przyznanych kwot oraz z zachowaniem wymogów przepisów o finansach publicznych.
2. Kontrola wydatków polega na zbadaniu:
1) prawidłowości sporządzenia planu finansowego;
2) kompletności ujęcia i prawidłowości zaliczania wydatków do okresów, których dotyczą, oraz ich właściwej klasyfikacji;
3) czy przyznane środki finansowe wykorzystane są zgodnie z przeznaczeniem i czy nie są dokonywane wydatki niecelowe, których głównym celem jest wykorzystanie posiadanych środków;
4) prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków, a zwłaszcza czy zastosowano właściwe ceny, narzuty itp. i czy dowody księgowe odpowiadają wymogom przewidzianym w przepisach;
5) terminowości rozliczenia zaliczek doraźnych i stałych;
6) wysokości i zasadności zaciągniętych zobowiązań budżetowych;
7) przestrzegania wymagań dotyczących dyscypliny finansów publicznych.
3. Przedmiotem oceny w zakresie wydatków powinny być w szczególności:
1) zgodność realizacji wydatków z planem rzeczowym oraz zadaniami rzeczowymi;
2) sposób i prawidłowość kształtowania się zapasów materiałowych i innych składników majątkowych;
3) prawidłowość kształtowania się należności i zobowiązań budżetowych.
Rozdział 4
Procedura kontroli rozrachunków
§ 6.
1. Kontrolą rozrachunków obejmuje się rozrachunki z wszelkich tytułów dotyczące bezspornych należności i zobowiązań, roszczeń spornych znajdujących się w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym, jak też niedoborów i szkód powstałych w środkach rzeczowych, a będących w toku wyjaśniania.
2. Operacje rozrachunkowe bada się pod względem ich legalności, zasadności, ewidencji i udokumentowania.
3. W toku kontroli rozrachunków należy badać, czy:
1) wystąpiły należności nieściągalne i przedawnione;
2) prawidłowo i terminowo odpisywano należności;
3) zaistniały przypadki zaciągania zobowiązań bez upoważnienia, a w tym w wysokości przekraczającej granice określone w planach finansowych;
4) prawidłowo przeprowadzano merytoryczną i formalną kontrolę dokumentów powodujących powstanie zobowiązań;
5) prawidłowo i terminowo regulowane są należności;
6) prawidłowo naliczane i pobierane są odsetki za zwłokę;
7) prawidłowo i terminowo rozliczano niedobory i nadwyżki składników majątkowych;
8) prawidłowo, terminowo i zgodnie z przeznaczeniem dokonywane są naliczenia oraz potrącenia zobowiązań z tytułu rozrachunków publicznych (składki ubezpieczeniowe, podatki itp.);
9) prawidłowo i terminowo księgowane są rozrachunki;
10) prawidłowo przeprowadzana jest inwentaryzacja.
4. W ramach kontroli rozrachunków z tytułu niedoborów i szkód należy zbadać, czy:
1) zapisy na kontach znajdują uzasadnienie w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych i w protokołach;
2) ewidencja umożliwia ustalenie wysokości należności;
3) przeprowadzono postępowanie wyjaśniające w sprawie przyczyn powstania niedoborów i szkód;
4) podjęte decyzje w sprawie uznania niedoborów za zawinione lub niezawinione znajdują uzasadnienie w wynikach przeprowadzonych dochodzeń;
5) kompensaty niedoborów z nadwyżkami materiałów zostały dokonane prawidłowo.
Rozdział 5
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków
§ 7.
1. Celem kontroli jest:
1) zapewnienie pełnej realizacji zadań w terminach regulowanych odrębnymi przepisami i harmonogramem wydatków oraz dokonywanie wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym;
2) zapobieganie nieprawidłowym działaniom poprzez sprawdzanie, czy zamierzone czynności są zgodne z kryteriami:
− legalności,
− rzetelności,
− celowości,
− gospodarności,
− sprawności organizacji.
2. Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych stanowi element poprzedzający przygotowanie do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu danej operacji gospodarczej angażującej środki publiczne i polega na kontroli merytorycznej realizowanej poprzez:
1) analizę potrzeb i rezultatów poprzednich działań,
2) określenie szacunkowej wysokości wydatku,
3) badanie projektów dokumentów i umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań,
4) sprawdzenie zgodności z planem finansowym.
3. Wstępna ocena, o której mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 3, realizowana jest przez pracownika występującego z wnioskiem o przeprowadzenie operacji gospodarczej oraz przez kierownika komórki, w której zatrudniony jest ten pracownik.
4. Wstępna ocena, o której mowa w ust. 2 pkt 4, realizowana jest przez głównego księgowego, któremu przedkładany jest wniosek o przeprowadzenie operacji gospodarczej. W razie zastrzeżeń główny księgowy zwraca przedłożone mu dokumenty do wnioskodawcy, z żądaniem udzielenia wyjaśnień w terminie do 3 dni.
5. Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań oraz przeprowadza kontrolę jej wykonania przez osoby wymienione w ust. 3 i 4.
6. Osoby wykonujące wstępną ocenę, o której mowa w ust. 2, oraz przeprowadzające kontrolę jej wykonania potwierdzają dokonanie tych czynności w formie podpisu na wniosku.
Rozdział 6
Wstępna ocena celowości dokonywania wydatków oraz procedura jej kontroli
§ 8.
1. Wstępna ocena celowości dokonania wydatków polega na analizie dokumentów pod kątem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym.
2. Kontrola merytoryczna polega na:
1) sprawdzeniu zgodności przedmiotu zamówienia z umową, w szczególności co do terminu, ceny i jakości,
2) potwierdzeniu odbioru dostawy lub świadczenia usług na dokumencie źródłowym.
3. Kontrola merytoryczna dokonywania wydatków realizowana jest przez pracownika i kierownika komórki występującej z wnioskiem.
4. Jeśli do potwierdzenia odbioru dostawy lub świadczenia usług upoważniona jest inna komórka niż występująca z wnioskiem, kontrola merytoryczna realizowana jest przez pracownika i kierownika upoważnionego referatu.
5. Pracownik referatu finansowego, podpisując dokumenty źródłowe, stwierdza ich poprawność pod względem formalno-rachunkowym, zgodność wydatku z planem finansowym oraz posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku, umieszczając klauzulę: ,,Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, z zaznaczeniem daty sprawdzenia dokumentu źródłowego.
6. Główny księgowy w razie zastrzeżeń do przeprowadzonej kontroli merytorycznej lub wątpliwości co do rzetelności i kompletności dokumentacji zwraca dokumenty do komórki realizującej operację, z żądaniem udzielenia wyjaśnień w terminie do 3 dni.
7. Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wstępnej oceny celowości dokonywania wydatków oraz przeprowadza kontrolę jej wykonania przez osoby wymienione w ust. 3-6, umieszczając na dokumencie źródłowym datę i podpis.
Rozdział 7
Środki kontroli finansowej
§ 9.
1. Środki kontroli finansowej wykorzystywane w jednostce określone zostały w:
1) „Regulaminie organizacyjnym”,
2) „Regulaminie pracy”,
3) innych zarządzeniach kierownika jednostki m. innymi w sprawie ustalenia dokumentacji określającej; zasady prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Jednorożcu, plan kont dla budżetu Gminy Jednorożec, zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisach oraz zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, instrukcję inwentaryzacji, a także instrukcję gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Jednorożcu.
4) zakresach czynności pracowników.
Rozdział 8
Gromadzenie środków
§ 10
1. Procedury kontroli operacji związanych z gromadzeniem dochodów zapewniają pobieranie dochodów zgodne z prawem, tzn.: w określonym terminie i w prawidłowej wysokości uzasadnionej stanem faktycznym. Kontrola obejmuje prawidłowość klasyfikacji, ewidencji i sprawozdawczości.
2. Procedury kontroli dochodów budżetowych obejmują:
1) kontrolę terminowości wpłat,
2) kontrolę prawidłowości naliczania odsetek od zaległości,
3) kontrolę prawidłowości klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej, wpłat, przypisów i odpisów,
4) kontrolę windykacji.
3. Dochody z opłat są kontrolowane poprzez:
1) kontrolę zgodności,
2) kontrolę terminowości wniesionych opłat,
3) kontrolę prawidłowości klasyfikacji budżetowej, dekretacji, ewidencji i sprawozdawczości.
4. Dochody z grzywien i kar od ludności są sprawdzane pod kątem:
1) prawidłowości klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej,
2) prawidłowości sprawozdawczości.
5. Dochody z mienia obejmują wpływy z najmu, dzierżawy, sprzedaży składników majątkowych. Są one poddawane:
1) kontroli zgodności zawartych umów z ustawą o gospodarce nieruchomościami,
2) kontroli terminowości wpłat i prawidłowości naliczania odsetek ustawowych,
3) kontroli windykacji.
6. Odsetki są kontrolowane poprzez:
1) kontrolę zgodności zawartych umów z obowiązującym przepisami,
2) kontrolę terminowości wpłat i prawidłowości naliczania odsetek ustawowych,
3) kontrolę windykacji.
7. Pozostałe dochody obejmuje:
1) kontrola podstaw ujęcia ich w planie dochodów budżetowych,
2) kontrola terminów wpłat i prawidłowości naliczania odsetek ustawowych,
3) kontrola prawidłowości klasyfikacji budżetowej, dekretacji, ewidencji księgowej i sprawozdawczości.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
§ 11.
Zatwierdzenie przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną wydatku, może nastąpić po stwierdzeniu procedur określonych niniejszym zarządzeniem jak również
innymi, obowiązującymi w sprawie uchwałami, instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi.
§ 12.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.