Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości         ( Dz. U. 2013 poz. 330) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. 2013 poz. 289), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) w związku z przystąpieniem przez Gminę Jednorożec do realizacji projektu współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 -2013 oraz ze środków Funduszu Kultury Fizycznej pn.„Poprawa warunków edukacyjnych dzieci i młodzieży w Gminie Jednorożec” zarządzam, co następuje:

 

 

Traci moc Zarządzenie Nr 80/2010 Wójta Gminy Jednorożec z dnia 16 grudnia 2010 roku z późn. zm.

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·         Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2013 poz. 330);

·         Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm );

·         Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. 2013 poz. 289)

·         Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz. 103);

·         Umowa Nr 2148/1447/FRKF/T/10 na dofinansowanie zadania inwestycyjnego ze środków Funduszu Kultury Fizycznej zawarta dnia 29.11.2010 roku w Warszawie, pomiędzy Ministrem Sportu i Turystyki a Gminą Jednorożec.

 

 

 

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów zaewidencjonowanych dowodów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

- paragrafów – określających rodzaj dochodu lub wydatku, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową.

 

Dla realizacji Projektu zostały wyodrębnione księgi rachunkowe dla których kodem jest nazwa RPO – Poprawa warunków edukacyjnych dzieci i młodzieży w Gminie Jednorożec. Na potrzeby księgowości projektu zostaje wprowadzona wyodrębniona ewidencja poprzez wyodrębnienie dodatkowych kont analitycznych w połączeniu z już istniejącymi kontami syntetycznymi, określonymi w Zarządzeniem Nr 44/2012 Wójta Gminy Jednorożec z dnia      5 czerwca 2012 roku w sprawie ustalenia dokumentacji określającej: zasady prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Jednorożcu, plan kont dla budżetu Gminy Jednorożec, zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisach, oraz zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, instrukcję inwentaryzacji a także instrukcję gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Jednorożcu.

Dla realizacji Projektu zostały otwarte wyodrębnione rachunki bankowe w Banku Spółdzielczym w Przasnyszu odział w Jednorożcu:

1.      Rachunek o Nr 52 8924 0007 0011 7489 2002 0145 - „Poprawa warunków edukacyjnych dzieci i młodzieży w Gminie Jednorożec” - RPO zaliczka,

2.      Rachunek o Nr 25 8924 0007 0011 7489 2002 0146 „Poprawa warunków edukacyjnych dzieci i młodzieży w Gminie Jednorożec” – RPO refundacja poniesionych wydatków i środki własne.

3.      Rachunek o Nr 42 8924 0007 0011 7489 2002 0131 „Poprawa warunków edukacyjnych dzieci i młodzieży w Gminie Jednorożec” – środki Ministerstwa Sportu i Turystyki

 

 

1. Przekazanie środków z rachunku budżetu ( wkład własny) na realizację projektu na  wyodrębniony rachunek bankowy przy Urzędzie Gminy, na podstawie WB

8. Przeksięgowanie poniesionych w ciągu roku wydatków budżetowych pod datą 31.12  (dokument księgowy PK)

9. Przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetowych pod datą 31.12 (dokument księgowy PK)

 

 

 

 

 

1. Wpływ dotacji rozwojowej na wyodrębniony rachunek bankowy – refundacja RPO na podstawie WB

Przyjmuje się dla celów niniejszego zarządzenia opisy funkcjonowania kont określone w Zarządzeniu Nr 44/2012 Wójta Gminy Jednorożec z dnia 5 czerwca 2012 roku w sprawie ustalenia dokumentacji określającej: zasady prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Jednorożcu, plan kont dla budżetu Gminy Jednorożec, zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisach, oraz zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, instrukcję inwentaryzacji a także instrukcję gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Jednorożcu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.      Instrukcja określa zasady przeprowadzania kontroli obiegu dokumentów finansowo – księgowych w ramach realizowanego projektu.

2.      Instrukcja została sporządzona na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli, obiegu i archiwizacji dokumentów księgowych na podstawie przepisów prawnych:

·         Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)

·         Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm );

3.      W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją stosuje się przepisy obowiązujące w Urzędzie Gminy Jednorożec.

1.      Wszystkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi (dowodami źródłowymi).

2.      Dowód księgowy jest dokumentem stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym czasie i miejscu i stanowi podstawę do zaksięgowania go w wyodrębnionej ewidencji księgowej realizowanego projektu.

3.      Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. Dowód księgowy powinien zawierać:

4.      Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych – obcych i własnych – można korygować tylko innym dokumentem zawierającym sprostowanie. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie w sposób umożliwiający odczytanie skreślonej treści, wpisanie poprawionej i opatrzenie jej datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

5.      Dowód księgowy winien spełniać funkcję:

1) dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa – dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

2) dowodową – opisane w nim operacje gospodarcze i finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – dowód w sensie prawa materialnego,

1.      Dokumenty księgowe własne są wystawiane przez upoważnionych do tego pracowników.

2.      Dowody obce/faktury, rachunki/ wpływające do Urzędu Gminy są przyjmowane przez upoważnionych do tego pracowników, a następnie przekazywane do księgowości.

3.      Dowodami dokumentującymi zakupy materiałów, towarów i usług są: zamówienia, umowy, zlecenia wykonania usługi, dowody wydania towaru, rachunki, faktury VAT.

4.      Do księgowania przekazuje się kompletne dokumenty dotyczące zakupu towarów i usług.

5.      Dokumenty potwierdzające dokonane zakupy w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych powinny dodatkowo zawierać elementy wymienione w tej ustawie.

6.      Umowy, zamówienia, zlecenia sporządzają komórki merytoryczne. Kopie umowy, zlecenia, zamówienia powinny być przekazane do księgowości bezpośrednio po jej akceptacji i podpisaniu. Realizacja umowy zakupu towarów lub usług jest dokonywana w oparciu o komplet dokumentów uzasadniających wybór dostawcy.

7.      Sprostowania i korekty w zakresie błędów merytorycznych i rzeczowych dokonywane są przez komórki merytoryczne za pomocą pism wyjaśniających lub not korygujących. Błędy rachunkowe korygowane są przez księgową za pomocą polecenia księgowania.

8.      Zapłata za dostarczone towary i usługi dokonywana jest na podstawie zaakceptowanych do płatności rachunków i faktur, przelewem bankowym lub gotówką w kasie urzędu.

1.      Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony przed dokonaniem realizacji kasowej lub bankowej. Kontrola dokumentów księgowych ma na celu ustalenie prawidłowości, zgodności z przepisami normującymi budowę dokumentów, samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych, których te dokumenty dotyczą.

2.      Sprawdzenia dowodów księgowych dokonuje się pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.

1.      Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności zawartych w nich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.

 

2.      Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:

2.      Przygotowanie dokumentu do kontroli merytorycznej przez upoważnione osoby dokonuje pracownik merytoryczny zajmujący się realizacją projektu.

1.      Opisie dokumentu:

2.      opisie operacji gospodarczej:

3.      Kontroli merytorycznej dokonują wyłącznie osoby upoważnione przez kierownika jednostki.

 

 

1.      Kontrola formalno – rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu czy:

2.      Zadaniem kontroli formalno – rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.

3.      Kontroli formalno – rachunkowej dokonuje pracownik księgowości.

4.      Kontrolujący w dowód wykonania kontroli formalno – rachunkowej zamieszcza na

5.      Do kontrolującego pod względem formalno – rachunkowym należy również przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia do zapłaty, poprzez wprowadzenie klauzuli zatwierdzającej kwotę na którą opiewa dowód, liczbą i słownie, oraz kwalifikuje do ujęcia w księgach rachunkowych. Dekretacji dokumentu dokonuje pracownik księgowości budżetowej lub skarbnik Gminy.

1.      Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym dokument jest podstawą stwierdzenia celowości, legalności oraz gospodarności operacji gospodarczej, której dotyczy. Wójt Gminy Jednorożec oraz Skarbnik lub upoważnione osoby zatwierdzają do realizacji (zapłaty) dokument księgowy.

2.      Podpis głównego księgowego na pieczęci zatwierdzającej oznacza dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym.

3.      Wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów umieszcza się w karcie wzorów podpisów stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

1.      Do czasu zakończenia projektu akta spraw przechowywane są w Urzędzie Gminy, w odpowiednio zamkniętych, oznaczonych segregatorach, teczkach i skoroszytach.

2.      Po zakończeniu realizacji projektu akta należy przekazać do archiwum zakładowego, gdzie należy je przechowywać przez okres 10 lat.

3.      Oryginalne dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych znajdują się w księgowości Referatu Finansów i Budżetu Urzędu Gminy.

4.      Za dokumentację dotyczącą projektu odpowiada pracownik zajmujący się realizacją projektu.

Drogę dokumentów od chwili otrzymania bądź sporządzania do momentu ich dekretacji i przekazania do księgowania określa „Obieg dokumentów”, który winien odbywać się drogą najkrótszą i najszybszą.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.      Osoby upoważnione do zatwierdzania dowodu do wypłaty