Zgłoszenia zewnętrzne

1)      Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Jeśli masz wiedzę, że doszło naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie zewnętrzne naruszeń prawa jedynie za pośrednictwem następujących kanałów kontaktu:

a)    za pomocą infolinii pod wskazanym przez organ publiczny numerem telefonu: 785 842 142.  Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.

b)        na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego
w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku w Urzędzie Gminy
w Jednorożcu. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez koordynatora ds. zgłoszeń. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

Koordynatorem ds. zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Gminy w Jednorożcu jest Sekretarz Gminy.

Zachęcamy, aby skorzystać z formularza zgłoszenia, który jest dostępny do pobrania na niniejszej stronie.

Jeśli jest to możliwe, złóż zgłoszenie zewnętrzne  z wykorzystaniem powyższych kanałów komunikacji. Takie zgłoszenie zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.

2)      Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Jeśli chcesz skorzystać z ochrony przewidzianej dla sygnalisty w ustawie, musisz spełnić poniższe przesłanki:

a)    jesteś osobą fizyczną,

b)    zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy
o ochronie sygnalistów,

c)   informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,

d)      w momencie dokonywania zgłoszenia masz uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat  naruszeń są prawdziwe i że informacje takie są objęte zakresem stosowania ustawy (dokonujesz tzw. zgłoszenia w dobrej wierze). Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

3)      Organ publiczny rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

4)      Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa
w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:

a)      ochronie informacji niejawnych,

b)      tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,

c)      tajemnicy postępowania karnego.

5)      Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej
i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.

Tryb postępowania jest następujący:

a)      potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,

b)      wstępna weryfikacja zgłoszenia,

c)      podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w organie publicznym, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,

d)      kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji,

e)      informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

Organ potwierdza przyjęcie zgłoszenia na podany przez Sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o sygnalistach, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. W takim przypadku organ może przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.

Organ informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania organu.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych .

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

a)      jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

b)      innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

6)      Kontakt z sygnalistą

Organ publiczny  może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

7)      Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego organ publiczny  podejmuje decyzję, co do zasadności zgłoszenia. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną
w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem wskazanego powyżej 3 miesięcznego terminu.

8)      Zasady poufności i przetwarzania danych osobowych

Organ publiczny dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

a)      do treści zgłoszenia sygnalisty mają dostęp tylko i wyłącznie pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych przez organ publiczny;

b)      dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane jedynie przez niezbędny okres, ograniczony również przez przepisy ustawowe;

c)      dane są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione;

d)      możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa;

e)      pracownicy organu wykonujący zadania związane ze zgłoszeniami zewnętrznymi są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych;

f)       W/w pracownicy przechodzą szkolenia w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi.

Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika organu publicznego, pracownik ten jest obowiązany do:

·         nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

·         niezwłocznego przekazania zgłoszenia  osobie upoważnionej - bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Powyższe ma zastosowanie również w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano
za pośrednictwem innych środków komunikacji niż opisane powyżej.

Organ przetwarza dane osobowe sygnalistów w oparciu o podstawy prawne zawarte w Klauzuli informacyjnej, która jest opublikowana na niniejszej stronie www.

9)      Organ po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

Takimi działaniami mogą być:

a)      postępowanie wyjaśniające

b)      wniesienie oskarżenia,

c)     działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

10)    Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej pomocy prawnej

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania. Szczegółowe informacje dotyczące nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa w Powiecie Przasnyskim znajdziesz w siedzibie Urzędu Gminy w Jednorożcu oraz na stronie internetowej www.jednorozec.pl w zakładce „Nieodpłatna pomoc prawna”.

Informacje o punktach nieodpłatnej pomocy znajdziesz także na stronie internetowej systemu nieodpłatnej pomocy: https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. 
W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia

Środki ochrony sygnalisty dotyczą także:

a)      osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b)      osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej

Ponadto, Sygnalista, który obawia się lub doświadczył działań odwetowych może także zgłosić ten fakt do organu publicznego. W tym celu może wykorzystać formularz zgłoszenia działań odwetowych zamieszczony na niniejszej stronie.

Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa do organów ścigania tj. policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

11)   Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Zgodnie z art.  16 ustawy dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej
lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

12)   Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

13)   Zachęcamy również do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, którego dotyczy zgłoszenie (jeżeli ją posiada). W szczególności zachęcamy do skorzystania z tego trybu w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

14)   Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Kontakt do  Rzecznika Praw Obywatelskich:

Adres Rzecznik Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa

centrala (+ 48) 22 55 17 700

fax (+ 48) 22 827 64 53

informacyjna linia obywatelska 800 676 676

e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl

ePUAP ( Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP )

https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich