mgr Anna Krzykowska

pokój nr 9 (piętro)
tel. (29) 751-83-92 wew. 30
e-mail: a.krzykowska@jednorozec.pl

Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska Pracy sekretarki należy:

1) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu;
2) obsługa sekretariatu kierownictwa Urzędu, w szczególności prowadzenie całości spraw związanych z wykonywaniem przez Wójta funkcji reprezentacyjnych,
3) nadzór nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji;
4) prowadzenie spraw kancelaryjnych i obsługa sekretariatu Urzędu;
5) przyjmowanie i rozdział oraz prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej do Urzędu Gminy w Jednorożcu, Rady Gminy i Komisji Gminy Jednorożec
i wychodzącej, także w wersji elektronicznej;
6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowania ich do właściwych stanowisk pracy;
7) zapewnienie sprawnej obsługi telefonicznej i faksowej Urzędu;
8) zapewnienie sprawnej obsługi poczty mailowej gminy (gmina@jednorozec.pl)
i skrzynki podawczej e-PUAP;
9) współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych przy wykonywaniu całości spraw związanych ze stosowaniem instrukcji kancelaryjnej;
10) współpraca z urzędem pocztowym w zakresie korespondencji przychodzącej
i wychodzącej;
11) przekazywanie pism wg właściwości miejscowej i rzeczowej - mylnie skierowanych do Urzędu Gminy;
12) prowadzenie spraw skierowań pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych na szkolenia i kursy;
13) zapewnienie pieczęci i pieczątek dla potrzeb Urzędu;
14) dbanie o estetykę w budynku Urzędu i jego otoczenie, w tym podejmowanie działań oszczędnościowych dotyczących obniżania kosztów funkcjonowania Urzędu;
15) prowadzenie rejestrów i ewidencji, o których mowa w Regulaminie Pracy;
16) prowadzenie biblioteki zakładowej;
17) wywieszanie na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Gminy ogłoszeń i informacji oraz czuwanie nad ich aktualnością;
18) prowadzenie rejestru instytucji kultury i sporządzanie jego odpisów;
19) prowadzenia spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych Gminy - sołectw, w szczególności:
a) prowadzenie spraw związanych z wyborami do organów jednostek pomocniczych (sołtysów i rad sołeckich),
b) opracowywanie projektu uchwały w sprawie statutów sołectw,
c) obsługa kancelaryjno-biurowa jednostek pomocniczych Gminy,
d) zwoływanie Zebrań Wiejskich w imieniu Wójta,
e) przekazywanie sołtysom pism i ogłoszeń do wywieszenia na tablicach ogłoszeń.